ONKO TUOTTAVUUTESI KUNNOSSA? -Työvoiman optimoinnilla tuloksiin

Yrityksen menoerät ovat moninaisia, mm. muuttuvia ja kiinteitä kustannuksia. Toimitilakustannukset, vakuutuskulut, hallinnon kustannukset ja erilaiset muut kiinteät kustannukset vaikuttavat siihen, mitä lopulta jää viivan alle. Kiinteät kustannukset ovat mitä nimikin sanoo eli kiinteitä, eikä niihin monesti ole mahdollista vaikuttaa kuin satunnaisesti: sähkön toimittajaa voi vaihtaa, vuokrista voi esimerkiksi vuokrakauden päättyessä neuvotella uudestaan toteutuneiden myyntien mukaan jne.

Selkeästi suurimmat menoerät, erityisesti tuotteiden myyntiä harrastavissa yrityksissä, ovat yleensä muuttuvia kustannuksia, kuten osto- tai tuotantokustannukset ja toisaalta työvoimakustannukset. Esimerkkinä pikaruoka-alan ketjuissa yritysten ostokustannukset voivat olla vaihtelevia, mutta tyypillisesti ne ovat 30-35 % myynnistä eli siis merkittävä menoerä.

Työvoimakustannukset voivat kuitenkin nousta vielä paljon suuremmiksi suhteessa myyntiin. Etenkin hiljaisina kausina ja päivinä, jolloin myyntiä ei juuri ole, työvoimakustannukset nousevat helposti yli 50 prosenttiin myynnistä. Palkathan tulee maksaa joka tapauksessa. Kun mukaan lasketaan muutkin kustannukset, jotka tulee maksaa, olipa myyntiä tai ei, niin viivan alle jäävät prosentit loppuvat nopeasti kesken. Toisaalta kiireisinä aikoina työvoimakustannukset voivat jäädä selkeästi alle 20 prosentinkin.

Jotta yritys voi pitää henkilöstökulut kurissa kautta vuoden, tarvitaan laskelmia, joilla voidaan määritellä tarvittava henkilöstön määrä eri vuorokauden, viikon ja vuoden aikoina. Tähän on käytettävissä tuottavuuslaskelmia, joilla määritellään ja pystytään seuraamaan, onko yrityksessä töissä aina sopiva määrä työntekijöitä. Nämä laskelmat soveltuvat parhaiten liikkeisiin, joissa myydään asiakkaille tuotteita tai palveluja, mutta periaatteet ovat sovellettavissa myös mihin tahansa liiketoimintaan.

Tärkeimpänä tavoitteena on löytää mittaustapa, jolla tätä tuottavuutta voidaan seurata. Pikaruokaesimerkissä se on luontevasti myytyjen tuotteiden (pizzojen, hampurilaisten, subien) määrä per tunti per työntekijä. Se voisi olla myös pelkkä myynti euroissa tai jokin muu suure, elleivät kaikki työntekijät ole varsinaisessa myyntitehtävässä vaan vaikkapa takahuoneessa valmistamassa myytäviä tuotteita. Tärkeintä on kuitenkin löytää päätetylle suureelle oikea taso, jolla kaikki asiakkaat saadaan palveltua tehokkaimmin.

Less is not more

Kun siis mitataan työvoimakustannuksia, tuntuisi helpolta ajatella, että vähemmällä työntekijöiden määrällä säästetään euroja ja parannetaan toiminnan tulosta. Tämä toimii kuitenkin vain tiettyyn pisteeseen saakka: kun työntekijöiden määrä vähenee, myös työn tuotos pienenee, mikä todennäköisesti vaikuttaa asiakaspalvelun laatuun negatiivisesti. Kaikille asiakkaille ei ehkä riitä oikeita tuotteita tai palveluaika pitenee, mikä vaikuttaa asiakastyytyväisyyteen ja sitä kautta halukkuuteen tulla uudestaan palveltavaksi ko. liikkeeseen tai ketjuun.

Toisaalta liian paljon työntekijöitä vuorossa ei lisää enää tuotosta vaan tuottaa tilanteita, joissa osa työntekijöistä seisoo -tumput suorina-. Juuri siksi tarvitaan dynaamista tuottavuuden seurantaa, jotta osataan tehdä tehokkaat työvuorosuunnitelmat.

Miten ennustan tulevaa?

Miten siis teen tehokkaat työvuorosuunnitelmat? Selkeintä ja helpointa on käyttää menneisyyden myyntitietoja pohjana tulevalle.

• Miten paljon myyntiä oli edellisellä viikolla samana  viikonpäivänä? Entä sitä edellisenä?
• Miten paljon myyntiä oli samana päivänä vuosi sitten?
• Miten myynti vaihtelee päivän aikana ja eri viikonpäivinä?
• Onko tiedossa tulevia tapahtumia, jotka vaikuttavat myynteihin?

Jotta tällaisia vertailutietoja voitaisiin hyödyntää, tarvitaan siis heti alusta alkaen toteutuneen myynnin seurantaa. Jos kyseessä on liike, jossa myynti vaihtelee myös päivän mittaan, tarvitaan tuntikohtaisia myyntitietoja. Esimerkiksi näin:

 

Viikonpäivä	Ma	Ti	Ke	To	Pe	La	Su
08-09	20	15	18	25	30	10
09-10	25	20	20	27	35	13
10-11	40	35	38	41	45	30	10
11-12	120	109	112	98	130	48	25
12-13	98	101	102	110	101	89	30
13-14	49	52	36	45	60	105	98
14-15	29	45	30	40	80	98	80
15-16	43	38	16	26	52	97	92
16-17	58	49	39	30	48	56	65
17-18	40	58	49	45	63	70	42
18-19	82	74	89	88	94	52	37
19-20	72	93	74	89	103	105	42
20-21	29	19	32	42	64	85	31
21-22	5	13	19	21	42	38	2
YHTEENSÄ	710	721	674	727	947	896	554

 

Yllä olevassa taulukossa on kuviteltu pikaruokaliike ja sen myynnit tunneittain viikon aikana. Yksiköt eivät tässä esimerkissä ole tärkeitä, ne voivat olla vaikkapa myytyjä tuotteita. Jos yksi henkilö normaalin työtunnin aikana pystyy tehokkaasti työskentelemällä myymään/tekemään 30 tuotetta, voidaan taulukosta nähdä, montako henkilöä ideaalitilanteessa oltaisiin kyseisellä viikolla tarvittu töihin kunakin tuntina. Pienimmillään tarvitaan tietysti aina se yksi työntekijä, vaikka myynti olisi nolla kappaletta. (Tyypillisesti tällaisina aikoina se yksi tarkoittaa yrittäjää itseään.) Kiireisimpänä aikana eli perjantaina klo 11-12 tarve olisi peräti neljä työntekijää, tosin käytännössä luultavasti kolmellakin tultaisiin toimeen.

Ainoastaan edellisen viikon lukujen perusteella on kuitenkin melko epävarmaa lähteä ennustamaan seuraavaa viikkoa. Parempi lähtökohta on katsoa vaikkapa kolmea edellistä viikkoa ja niiden keskiarvoa. Tällöin on jo paljon helpompaa luottaa pohjatietoihin. Kun käytössä siis on vastaava taulukko, jossa kunkin viikonpäivän ja tunnin kohdalla on edellisen kolmen viikon keskiarvo, voi sen perusteella jo tehdä perustellumpia ennustuksia jatkoa varten.

Ylläolevien lukujen perusteella tarvittava työntekijöiden määrä voisi olla tämänlainen:

 

Viikonpäivä	Ma	Ti	Ke	To	Pe	La	Su
08-09	1	1	1	1	1	1
09-10	1	1	1	1	1	1
10-11	1-2	1-2	1-2	1-2	1-2	1	1
11-12	3	3	3	3	3	2	1
12-13	3	3	3	3	3	3	1
13-14	2	2	2	2	2	3	3
14-15	1	1-2	1	1	2	3	3
15-16	1-2	1	1	1	2	3	3
16-17	2	2	1-2	1	2	2	2
17-18	2	2	2	2	2	2	1
18-19	3	3	3	3	3	2	1
19-20	2-3	3	3	3	3	3	2
20-21	1	1	1	1	2	3	1
21-22	1	1	1	1	1	1	1
YHTEENSÄ	24-27	25-27	24-27	24-25	28-29	30	20

 

Käytännössä tällaisten taulukkojen luominen on helppoa, jos kassaohjelma on tarpeeksi kehittynyt. Silloin tällaiset taulukot saa tulostettua suoraan listan muotoon.

Muutkin tekijät huomioon!

Pelkästään edellisten viikkojen luvut eivät vielä riitä: muitakin tilanteeseen vaikuttavia tekijöitä löytyy. Onko pyhäpäiviä tiedossa? Loma-aika alkamassa? Erityistapahtumia vaikkapa omassa kauppakeskuksessa? Jopa sääennusteita kannattaa vilkaista, siltä varalta, että tulossa oleva myrsky vie asiakkaat joka paikasta tai alkava helleaalto vie asiakkaat rannoille shoppailun sijaan. (Helleaalto voi myös tarkoittaa, että aurinkolaseja kauppaavan liikkeen kannattaa lisätä työvuoroon lisää ihmisiä-¦)

On siis paljon tekijöitä, joiden perusteella voidaan koota tulevaa työvuorolistaa. Täysin tarkka se ei tule olemaan koskaan, mutta ottamalla mahdollisimman paljon tekijöitä huomioon voidaan vähentää epävarmuutta ja luoda ainakin lista, joka pohjautuu realismiin eikä pelkkiin arvauksiin.

Franchisingketjussa tuottavuuden kehittäminen on keskiössä

Franchisingyrittäjä on itsenäinen yritys, jonka vastuulla ensisijaisesti on huolehtia oman yrityksensä tuottavuudesta ja sen kehittämisestä. Franchisingantajan vastuulla on kuitenkin seurata yrittäjän toiminnan kehitystä ja ohjata yrittäjää liiketoimissaan. Tuottavuuden kehittäminen pitäisi olla jokaisessa ketjussa olennaisessa osassa seurantaa ja ohjausta. Mittaristot toki vaihtelevat toimialoittain ja ketjuittain. Työvoimavaltaisilla aloilla työvoimakustannusten hallinta on keskeinen seurannan kohde ja tuottavuuden kehittämisen olennainen alue. Yrittäjällä, joka hallitsee liiketoimintansa olennaisimmat osa-alueet, on menestyksen avaimet käsissään. Ketjujohto, joka tuntee menestyksen avaimet, pystyy auttamaan yrittäjää käyttämään niitä oikein ja oikeisiin oviin. Näin avautuvat ovet onnistumiseen molemmille ja koko ketju kehittyy positiiviseen suuntaan.