Monipuolinen johdon raportointi tukee kasvavaa ketjua
Pilke Päiväkodit on nopeasti kasvava yksityisen päivähoidon tarjoaja, joka työllistää tällä hetkellä noin 750 ihmistä 69 päiväkodissa ympäri Suomea. Kotimaisella yhtiöllä on päiväkoteja erilaisilla painotteisuuksilla, muun muassa tiede- ja kielipäiväkoteja, ja se järjestää myös koululaisille iltapäivätoimintaa. Miten taloushallinto tukee ketjun johtamista, kun toimintamalleja, toimipisteitä ja työntekijöitä on näin paljon?
Toimipaikkojen suuri määrä luo haasteensa seurantaan. On pystyttävä tarkastelemaan jokaisen päiväkodin taloustilannetta erikseen, ja sen lisäksi seurattava aluekohtaista tulosta, eri toimintojen kuten esimerkiksi iltapäiväkerhojen taloutta ja luonnollisesti myös koko yrityksen tilannetta. Johdon raportoinnin on siis oltava kattavaa ja sisällettävä useita erilaisia helposti saatavia yhteenvetoja. Tärkeää on myös määritellä ja pystyä varmistamaan, kenellä on pääsy mihinkin tietoihin.
-Erityisesti silloin, kun halutaan päästä kiinni mahdollisiin ongelmakohtiin, on päästävä nopeasti ja helposti yksityiskohtien tasolle yksittäisissä yksiköissä. Tuloksia seurataan myös vastuiden mukaan ryhmiteltynä -“ päiväkodin johtaja seuraa oman yksikkönsä tulosta, aluejohtaja koko alueen päiväkotien ja niin edelleen-, kertoo Pilke Päiväkotien talouspäällikkö Carita Orlando.
Pilke Päiväkodit on valinnut taloushallinnon kumppanikseen Administerin, joka on toteuttanut talousjärjestelmään integroidun johdon raportoinnin yrityksen tarpeiden mukaan. Räätälöity raportointi seuraa juuri niitä mittareita, jotka Pilke Päiväkotien taloushallinnossa nähdään tärkeinä. Tällaisia ovat esimerkiksi ruokakulut lasta kohden tai eri sopimustyyppien kannattavuus, jota arvioimalla voidaan määritellä, millaiseen toimintaan kannattaa suuntautua.
-Olemme voimakkaasti kasvava yritys, joten kasvuprosentti on meille erityisen tärkeä tunnusluku. Seuraamme myös käyttökatetta ja useita vertailulukuja, joilla tarkastelemme toimintaamme suhteessa budjettiin ja viime vuoteen. Otimme vuoden alussa käyttöön Administerin sähköisen eFina-taloushallintopalvelun ja olemme optimoineet sen puitteissa raportointia vastaamaan kasvavan ketjun tarpeita. Tunnuslukujen on oltava paitsi liiketoiminnan kannalta olennaisia, myös helposti ymmärrettävissä ja hyödynnettävissä.-
Pilke tiedepäiväkoti Oivallus, Vantaa
Tehokas ja turvallinen palkkahallinto
Myös palkkahallinnossa on hallittava tehokkaasti ja tarkasti isoa volyymia. Tässä erityyppisistä automatisoinneista on iso apu. Administerin eFinan uudet palkka- ja henkilöstöhallinnon toiminnot auttavat ison henkilömäärän ja henkilö- ja palkkatietojen hallinnoinnissa, erityisesti palkkojen lähtötiedon käsittelyssä Pilke-konsernin eri yksiköissä, ja tarjoavat johdolle selkeät näkymät tarpeellisiin henkilöstön palkkahallintotietoihin.
-Tärkeintä on luonnollisesti, että työntekijämme saavat palkkansa oikein laskettuina ja ajallaan. Administer-yhteistyön myötä olemme siirtyneet pois manuaalisista ja paperisista tietojen siirroista, jossa virheiden mahdollisuus oli moninkertainen nykyiseen prosessiin verrattuna. Nyt kun esimiehet ilmoittavat palkat itse suoraan järjestelmään ja hallintojohtajamme sekä Administerin palkanlaskija tarkastavat ja viimeistelevät palkanmaksun, voimme luottaa siihen, että jokainen euro on palkkapäivänä työntekijän tilillä-, Carita Orlando kiittää.
Kaiken A ja O on sujuva yhteistyö. Säännöllisesti tapaavassa talous- ja palkkahallinnon ohjausryhmässä käsitellään ajankohtaiset asiat ja varmistetaan informaation kulku sekä ennakoidaan tulevaa, esimerkiksi uusien yksiköiden vaatimaa resursointia. Mukana ovat Orlandon lisäksi Pilke Päiväkotien hallintojohtaja ja Administerista aina talous- ja palkkapalvelusta vastaavat henkilöt sekä asiakkuuspäällikkö Nina Tarvainen.
-Tapaamiset ovat olleet hyödyllisiä. Erityisesti, kun olemme hiljattain siirtyneet uuteen ohjelmaan ja palkanlaskennassa sähköiseen ilmoittamiseen, on ehdottoman hyvä käydä yhdessä läpi missä mennään ja mitä on vielä kehitettävä. Tapaamiset varmistavat myös projektin aikataulujen pitävyyden,- Orlando kertoo.
Mukana kasvussa
Pilke päiväkodit kasvaa vahvasti sekä uusia päiväkoteja perustamalla että yrityskauppojen kautta. Jälkimmäisten ollessa kyseessä taloushallintokumppanilla on oltava valmiudet ottaa nopeasti hoidettavakseen siirtyvien päiväkotien talous- ja palkkahallinto, integroida ne uuteen järjestelmään ja perehdyttää henkilökunta sen käyttöön. Sähköinen taloushallinto nopeuttaa ja helpottaa tätäkin prosessia.
-Olemme ohjelman vaihdolla ja raportoinnin kehittämisellä pyrkineet pois manuaalisesta tekemisestä, jolloin samalla henkilömäärällä pystytään sekä meillä että Administerilla tukemaan suurempaa volyymia. Pelkästään sujuva ostolaskujen sähköinen kierrätys säästää huomattavan paljon aikaa. Administer on pysynyt hyvin kasvussamme mukana ja yhteistyö on sujuvaa,- Carita Orlando päättää.
